4 étapes clés pour mettre en place le télétravail dans votre entreprise

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Depuis le 29/10/2020, le protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de COVID-19 demande une généralisation du télétravail, désormais classé comme mesure de protection des salariés.

LE TÉLÉTRAVAIL, QU’EST-CE QUE C’EST ?

Télétravailler, c’est travailler hors des locaux de son entreprise en tirant partie de solutions informatiques et de divers outils numériques. Dans les circonstances sanitaires que nous traversons actuellement, il devient un mode de fonctionnement incontournable, à la fois gage de distanciation sociale et d’agilité.

UN DISPOSITIF PLEIN DE PROMESSES

Au-delà des considérations sanitaires et législatives, il présente également de nombreux avantages :

  • des coûts de fonctionnement et un bilan carbone réduits
  • un recrutement sans limites géographiques
  • un personnel plus heureux et – contrairement aux idées reçues – souvent bien plus productif : 22% en moyenne, d’après la plus grande étude réalisée sur le sujet en France1.

Toutefois, se contenter de fournir un ordinateur portable à ses employé·e·s ne suffit pas. Mettre en place le télétravail est un projet informatique à part entière. En effet, de véritables enjeux économiques reposent sur sa bonne implémentation, afin de garantir à la fois poursuite de l’activité et maintien de la productivité .

Comment mettre en place le télétravail et en tirer parti pour une entreprise plus agile, plus résiliante et plus productive qu’avant ?

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IGT vous montre le chemin !

1. Mettre en place les infrastructures

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La base du télétravail est un système d’information bien pensé, robuste et sûr, qui permette au personnel de l’entreprise de poursuivre ses activités à distance.

Le serveur devient ici un élément central du workflow : les employé·e·s y sauvegardent leurs données, accèdent à des dossiers partagés sur le réseau d’entreprise ou collaborent sur des fichiers communs.

Il doit donc assurer :

  • La disponibilité des données : le personnel doit pouvoir accéder à ses données à tout moment durant sa journée de travail, et ce, quel que soit le nombre d’employé·e·s qui tente d’y accéder.En cas de panne serveur, il est donc essentiel de ne pas perdre les données et d’y rétablir immédiatement l’accès.
  • La sécurité des données : seuls les membres du personnel de l’entreprise doivent pouvoir accéder à ses données. Le serveur doit donc permettre un accès aux seules personnes autorisées, protégeant ainsi son contenu de toute tentative d’intrusion.

Que vous choisissiez une solution en cloud, auto-hébergée ou hébergée chez un tiers, profitez d’un conseil d’experts : IGTech est là pour vous conseiller et vous accompagner dans l’installation de votre infrastructure.

2. Doter ses équipes du bon matériel

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Une fois les problématiques serveur résolues, vos équipes auront également besoin de matériel adéquat pour travailler dans les meilleures conditions et profiter d’un vrai confort de travail.

Fournissez-leur a minima des ordinateurs portables disposant d’une caméra et d’un microphone de qualité, ainsi que de toute la connectivité adéquate. Quelques périphériques essentiels (écran, clavier, souris) seront également les bienvenus. Voyez avec vos employé·e·s si d’autres équipements sont nécessaires (routeur, chaise de bureau, téléphone portable…) pour leur permettre de performer dans leur nouvel environnement de travail.

Tous ces appareils devront ensuite être installés et configurés : mises à jour, stockage dans le cloud, mécanisme de sauvegarde, installation d’un pare-feu et éventuellement d’un VPN.

Votre équipe IT devra s’en charger, mais si vous n’en avez pas, IGTech s’occupe de tout, y compris de la vente et / ou location du matériel informatique nécessaire.

3. Mettre en place les outils

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Grâce à la digitalisation des outils, il existe désormais une variété de logiciels et d’applications destinées à faciliter la collaboration à distance et le management digital.

Ils se classent dans plusieurs catégories :

  • le travail collaboratif, avec des applications qui permettent à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un même document : supports de communication, rapports, tableaux de suivi… Ici, on retrouvera les excellents produits Microsoft comme Sharepoint et Teams.
  • la communication, aussi bien écrite (chat) que visuelle (conférence vidéo), avec des outils comme Teams ou le désormais célèbre Zoom.
  • le management : pour planifier et suivre les tâches en cours avec toute son équipe. Ici, des applications comme Microsoft Planner ou Trello seront particulièrement utiles.
  • Des outils métier qui vont permettre la dématérialisation de certains services proposés par votre entreprise.

Le choix de ces outils est important : ils doivent être adaptés au mieux aux besoins de votre entreprise et de ses employé·e·s, tout en s’inscrivant dans les bonnes pratiques de sécurité informatique.

Avec IGTech, vous bénéficiez d’un accompagnement sur mesure dans le choix et la mise en place de solutions compétitives et sur mesure pour servir au mieux les intérêts de votre entreprise.

4. Assurer le support technique

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En télétravail, il est essentiel que vos employé·e·s ne se retrouvent pas seul·e·s en cas de dysfonctionnement matériel ou applicatif.

Il faut donc vous assurer d’avoir un service support joignable à tout moment, et en mesure d’intervenir facilement.

Pour ce faire, des outils d’accès à distance doivent être installés sur l’ensemble des ordinateurs de vos employés, tout en respectant la confidentialité des données de votre entreprise.

Là aussi, vous pouvez compter sur IGTech : dans la lignée de nos maîtres-mots – disponibilité et réactivité -, nous proposons un service de support à distance de qualité pour des interventions rapides, sûres et efficaces.

En conclusion…

Le télétravail peut être une formidable opportunité, pour les entreprises comme pour leurs employé·e·s, à condition de l’implémenter de la bonne façon. Une bonne installation vous garantira de profiter pleinement de tous les bénéfices du télétravail, tout en traversant plus sereinement cette période remplie d’incertitudes.

Avec IGTech, passez au télétravail en toute tranquillité !

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Nous nous occupons de l’installation de vos dispositifs de télétravail de A à Z, et en assurons même le support à distance, pour que vous puissiez vous occuper de ce qui compte : votre activité !

  1. Source : Étude sur le télétravail menée par Green Working en 2020 à la demande du Ministère de l’Industrie, de l’Énergie et de l’Économie numérique. ↩︎

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